Excel Easy - EP.2 : การสร้างรายการที่ใช้บ่อยด้วย Custom Lists
สวัสดีค่ะ Excel Easy เดือนนี้ ขอนำเสนอ "การสร้างรายการที่ใช้บ่อยด้วย Edit Custom Lists" ค่ะ
"Custom Lists" คือ รายการที่จะปรากฏเมื่อเราทำ Auto Fill ซึ่งไม่ใช่สูตร เช่น เราพิมพ์คำว่า มกราคม ที่เซลล์แรก และเมื่อเราทำการ Auto Fill ลงมา เราก็จะได้ค่า ในคอลัมน์เป็นเดือนมกราคมถึงเดือนธันวาคมเรียงลำดับลงมา
ซึ่งหากในการทำงานเราเจอข้อมูลที่เป็นรายการที่ต้องพิมพ์บ่อยๆ เป็นข้อมูลเป็นชุดๆ เช่น ชื่อหน่วยงาน ชื่อแผนกทั้งหมด เป็นต้น เราก็สามารถสร้างลิสรายการไว้สำหรับการใช้งาน แบบ Auto Fill ได้เช่นกัน
การใช้งาน Custom List สามารถไปที่เมนู File -> Options -> Advanced และในกลุ่ม General จะมีปุ่ม Edit Custom Lists
ให้เราเข้าไปแล้ว ไปที่ NEW LIST และใส่รายการข้อมูลที่ต้องการสร้างทุกรายการ โดยต้องไม่พิมพ์ ติดกัน สามารถพิมพ์รายการละ 1 บรรทัด โดยใช้การ Enter หรือจะคั่นรายการด้วยเครื่องหมายคอมม่า , ก็ได้
เมื่อเราสร้างลิสรายการแล้วต่อไปนี้ เวลาเราจะพิมพ์ข้อมูลชุดนี้ ก็แค่พิมพ์รายการลำดับแรก และใช้ Auto Fill ลงมาในคอลัมน์ที่เหลือ ก็เป็นการเพิ่มความสะดวกในการพิมพ์ข้อมูลวิธีหนึ่งเลยค่ะ
และนอกจากการสร้างโดยพิมพ์ลิสใน Edit Custom Lists แล้ว เราก็สามารถนำรายการ เป็นชุดที่เราพิมพ์แล้วใน Excel Worksheet มา Import เข้าใน Edit Custom Lists เพื่อนำมาสร้างเป็นลิสรายการก็ได้เหมือนกันค่ะ โดยเราก็ไม่ต้องมาพิมพ์ข้อมูลนี้ทีละรายการ ใน NEW LIST ค่ะ
หากเพื่อนๆ เจองานลักษณะนี้ ลองนำไปใช้กันดูนะคะ
